E-mail eindelijk rechtsgeldig!
Halleluja! Sinds januari geldt een e-mail officieel als rechtsgeldig bewijsmiddel. Niets te vroeg, want ondertussen gebruiken we met zijn allen dit communicatiemiddel al ongeveer dertig jaar. De rechtspraak hield er al langer rekening mee, maar met de komst van het nieuwe Burgerlijk Wetboek, is dit nu eindelijk officieel.
Daar zijn enkele belangrijke aandachtspunten aan verbonden voor u en voor uw Credit Management. We zetten de belangrijkste aandachtspunten en valkuilen voor jou op een rij.
E-mail in het Burgerlijk Wetboek
De komst van artikel 1.5 van het nieuwe Burgerlijk Wetboek zorgt voor de aanvaarding van een e-mail als geldig middel om een kennisgeving te verrichten. Wat is een kennisgeving? ’Iedere mededeling van een beslissing of een feit van de ene aan de andere persoon of personen’.
Uiteraard durft er met deze wijze van communicatie al eens iets foutlopen. Denk maar aan berichten die in een spamfilter terechtkomen en ongelezen blijven. Daarnaast is er geen zekerheid dat het gekozen e-mailadres nog in gebruik is.
Om aan deze onzekerheden tegemoet te komen, stelt datzelfde artikel dat een bericht de bestemmeling bereikt wanneer hij er kennis van neemt of wanneer hij er redelijkerwijze kennis van had kunnen nemen. Uiteraard is deze omschrijving nog ontoereikend. Daarom koppelt de wetgever het gebruik van e-mail aan een voorwaarde:
Zo moet de bestemmeling voorafgaand akkoord gaan met het gebruik van zijn e-mailadres voor zo’n kennisgeving.
Én moet dat adres ook gespecifieerd worden.
Het gebruik of de gewoonte om via e-mail te communiceren, kan voor een impliciete toestemming zorgen. Dit is zo wanneer partijen al geruime tijd met elkaar e-mails uitwisselen in eenzelfde context.
De verzender moet er dus voor zorgen dat de kennisgeving via e-mail ook effectief de geadresseerde bereikt. Het risico en bewijslast liggen dus bij hem. Het bewijs kan kan bijvoorbeeld simpelweg een antwoord zijn van de ontvanger die op de e-mail reageert (reply), of de zogenaamde leesbevestiging.
Is een e-mail dan hetzelfde als een aangetekende brief?
Nee. De waarde van een aantekende brief blijft van een hogere orde. Zo kan er trouwens in een overeenkomst of in algemene voorwaarden staan dat bepaalde handelingen enkel via een aantekende brief kunnen gebeuren. Dit is vaak zo bij bv. een opzegging van een contract. De e-mail kan in dat geval de brief niet vervangen
Nog een kanttekening daarbij: er bestaat een mogelijkheid om digitale aangetekende brieven te verzenden. Deze zijn eveneens gekoppeld aan voorwaarden, meer wél volledig gelijkgesteld aan hun papieren variant.
E-mailen in Credit Management
Het verzenden van een herinnering of aanmaning via e-mail maakt bij de meeste organisaties deel uit van hun credit- & collectionprocess. Een echte ingebrekestelling vindt dan weer meestal via de klassieke post plaats. Dankzij deze nieuwe wetgeving zou dat nu ook digitaal kunnen. Als verzender-schuldeiser loop je dan wel het risico en moet jij het bewijs leveren van kennisname door jouw klant-schuldenaar. Daar wringt het schoentje soms. Bij twijfel blijft het aangeraden om voor aanvang van een eventuele gerechtelijke procedure een aangetekende ingebrekestelling te verzenden via de post.
Graag meer weten? Heb je bijkomende vragen?