Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Ze verhogen de rechtszekerheid, werken tijd- en kostenbesparend, en vormen een cruciale schakel om laattijdige betalingen te voorkomen. Redenen in overvloed om ze optimaal te benutten! Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten? Voor welke valkuilen moet u alert zijn? iCredit gidst u vakkundig naar correcte algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden opstellen in de juiste taal
De taalkeuze van uw algemene voorwaarden ligt niet wettelijk vast. U bent dus vrij om zelf de knoop door te hakken, maar er zijn wel bepaalde criteria die u moet respecteren. Het spreekt voor zich dat u een taal selecteert die de ontvanger begrijpt. Verder moet de tekst voldoende groot gedrukt zijn in een leesbaar lettertype. Gebruikt u afkortingen of specifiek vakjargon? Voeg de definities vooraan in de algemene voorwaarden toe, zodat de betekenis zeker duidelijk is. Controleer ook dat de diverse bepalingen elkaar niet tegenspreken om verwarring te voorkomen.
Tip: stel uw algemene voorwaarden zo eenduidig mogelijk op en laat geen ruimte voor interpretatie. Zo kan u eventuele discussies in de toekomst vermijden.
Algemene voorwaarden structureren
Algemene voorwaarden kennen geen vaste structuur. U kiest dus zelf hoe u het document samenstelt. Streef hierbij steeds naar een logische opbouw en voldoende samenhang. Benieuwd naar een verkoopvoorwaarden voorbeeld? Hieronder suggereren we een structuur voor uw algemene voorwaarden.
- Officiële gegevens van u als leverancier (maatschappelijke benaming, ondernemingsnummer, adres, contactgegevens …)
- Definities (vakjargon, afkortingen …)
- Aanvang, ontstaan, duur, beëindiging en eventuele opzeg van de overeenkomst
- Aansprakelijkheid (bijvoorbeeld bepalingen die uw aansprakelijkheid beperken)
- Prijs: wijzigingen, indexaties, stappen bij eventuele wanbetaling (afbetalingsplannen, nalatigheidsinteresten, schadevergoeding …)
- Protest: hoe kan men uw factuur betwisten en binnen welke termijn?
- Leveringsvoorwaarden
- Garantie
- Eigendomsvoorbehoud
- Privacy (in lijn met de AVG of algemene verordening gegevensbescherming)
- Toepasselijk recht en bevoegdheidsbeding
- …
Algemene voorwaarden meedelen
Uw algemene voorwaarden louter aanleveren, volstaat niet om ze ook effectief af te dwingen. De ontvanger moet de bepalingen kunnen raadplegen, doornemen en aanvaarden. Drie doorslaggevende condities, waar we dieper op ingaan:
#1 Beschikbaarheid
De locatie van uw algemene voorwaarden is minder van belang, zolang uw klant ze zelfstandig kan terugvinden zonder uw tussenkomst. Mededelingen zoals ‘De voorwaarden zijn op eenvoudig verzoek te bekomen’ volstaan dus niet. Werkt u digitaal? Overweeg een hyperlink die verwijst naar de algemene voorwaarden. Bij een papieren versie is dat echter geen optie: de ontvanger kan immers niet doorklikken. In dat geval kan u de verkoopvoorwaarden op de achterzijde van een ander document laten drukken. Vergeet niet om hier op de voorzijde duidelijk naar te verwijzen!
#2 Kennisname
Om beroep te doen op uw algemene voorwaarden, moet u kunnen bewijzen dat de ontvanger de kans kreeg om kennis hiervan te nemen vóór de start van de overeenkomst. Zo snel mogelijk communiceren, is dus de boodschap! Daarom adviseren we om de verkoopvoorwaarden toe te voegen aan de offerte. Wie ze aanlevert samen met de factuur, mist de juridische boot.
#3 Aanvaarding
Uw klant moet de algemene voorwaarden niet enkel lezen, maar evengoed bevestigen dat hij hiermee akkoord gaat. Zeker wanneer u samenwerkt met particulieren, is het belangrijk dat zij expliciet groen licht geven. Bij gebrek aan een goedkeuring kan u namelijk niet terugvallen op uw algemene voorwaarden. Een sleutelfactor!
Meer weten? Neem contact met ons op of kijk op de website CREDIRE