Algemene voorwaarden – Structuur
Algemene voorwaarden, waar hou je best rekening mee?
Zodra je weet in welke taal je jouw algemene voorwaarden gaat opstellen, kan je starten om ze effectief uit te schrijven. Maar wat neem je juist op? Welke structuur? Waar moet je ze plaatsen? Hier lees je de antwoorden op deze vragen.
Voorwaarden hebben geen vaste structuur en dus ben je behoorlijk vrij om ze op te stellen zoals jou dat het best lijkt. Je moet slechts rekening houden met twee regels die je nogal ruim kan interpreteren:
- Zorg voor een logische opbouw
- Creëer voldoende samenhang
Dat ligt nogal voor de hand. Je plaatst bijvoorbeeld alle bepalingen omtrent de levering samen, je bundelt alle zaken omtrent betaling, enzovoort.
Verder ben je vrij om te kiezen welke regels je precies opneemt. Deze bepalingen vind je vaak terug in Algemene Voorwaarden:
- Jouw gegevens als leverancier (officiële- & contactgegevens, adres)
- Definities (vakjargon, afkortingen)
- Aanvang, ontstaan, duur, beëindiging & eventuele opzeg van de overeenkomst
- Aansprakelijkheidsbeperking
- Prijs: wijzigingen, mogelijkheid tot indexatie
- Wanbetaling: schadevergoeding, nalatigheidsintresten
- Protest: hoe kan een factuur worden betwist en binnen welke termijn?
- Leveringsvoorwaarden & eventuele kosten die daaraan verbonden zijn
- Garantie
- Eigendomsvoorbehoud
- Privacy (denk aan AVG & GDPR)
- Juridisch: toepasselijk recht, bevoegdheidsbeding & forumkeuze
- …
Zodra de voorwaarden hebt uitgewerkt in de juiste taal, moet je ze ter beschikking stellen aan jouw (potentiële) klanten.
Je dient daarbij rekening te houden met volgende die principes:
- Beschikbaarheid
- Zolang jouw (potentiële) klant ze kan raadplegen zonder jouw tussenkomst, is het goed. Een mededeling als ‘de voorwaarden zijn op eenvoudig verzoek te bekomen’ volstaat dus niet.
- Werk je op papier
- De voorwaarden voeg je toe aan ieder document: offerte, overeenkomst, factuur… Je kan de tekst mee afdrukken op de achterzijde van het document. Je moet er dan wel duidelijk naar verwijzen op de voorzijde.
- Werk je digitaal
- Je kan een hyperlink gebruiken die naar de voorwaarden leidt.
- Werk je op papier
- Zolang jouw (potentiële) klant ze kan raadplegen zonder jouw tussenkomst, is het goed. Een mededeling als ‘de voorwaarden zijn op eenvoudig verzoek te bekomen’ volstaat dus niet.
- Kennisname
- Als je beroep wil doen op de voorwaarden, moet je kunnen aantonen dat ze ook effectief gekend zijn door de klant. Je deelt ze mee voor of bij aanvang van de overeenkomst.
- Aanvaarding
- Naast de kennisname moet je ook de aanvaarding kunnen aantonen. Dit moet in principe uitdrukkelijk gebeuren maar kan in uitzonderlijke gevallen ook stilzwijgend.
- Werk je op papier
- Aanvaarding kan door ondertekening van de voorwaarden zelf
- of
- door ondertekening van de overeenkomst waarin de verwijzing naar de algemene voorwaarden staat.
- Werk je digitaal
- Aanvaarding kan door digitale ondertekening van de voorwaarden
- of
- door digitale ondertekening van de overeenkomst waarin de verwijzing naar de voorwaarden staat
- of
- bij een online bestelling aan te vinken dat de klant de voorwaarden heeft gelezen en deze accepteert.
- Werk je op papier
- Naast de kennisname moet je ook de aanvaarding kunnen aantonen. Dit moet in principe uitdrukkelijk gebeuren maar kan in uitzonderlijke gevallen ook stilzwijgend.
TIP 1: De persoon of organisatie die zich beroept op de voorwaarden moet het bewijs van kennisname & aanvaarding leveren. Zorg dus dat je met deze regels volledig in orde bent.
TIP 2: Werk je met online bestellingen en moeten jouw klanten jouw algemene voorwaarden daar aanvaarden, dan moet het gaan om een zogeheten opt-in. Dit wil zeggen dat het vinkje standaard uit moet staan. Om ze te aanvaarden moet de klant het vinkje zelf plaatsen.
Meer weten? Neem contact met ons op of kijk op de website CREDIRE